Logistica modulare: come garantire che il farmaco non si perda durante il trasporto

Nel 2025 i farmaci acquistati direttamente dalle strutture sanitarie pubbliche italiane sono costati 15,9 miliardi di euro, contro gli 11,2 programmati. Lo scostamento dal tetto di legge è di 4,7 miliardi. Nello stesso anno la spesa per i farmaci dispensati dalle farmacie convenzionate è rimasta sotto il proprio tetto (AIFA, monitoraggio della spesa farmaceutica gennaio-dicembre 2025, documento del 9 giugno 2026). Il canale che passa dagli ospedali è quello sotto maggiore pressione.

Quello scostamento non nasce dalla logistica: dipende soprattutto dai farmaci ad alto costo. Ma l’ospedale è il canale in cui ogni euro evitabile si nota di più. 

Ed è il canale in cui gli ospedali hanno cominciato a comprare qualcosa di diverso. Nei contratti logistici firmati con strutture pubbliche negli ultimi due anni, la quota di logistica modulare è passata dall’8% storico al 18% del totale (Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” del Politecnico di Milano, edizione 2025).

Quei contratti non comprano arredi e cassetti: comprano servizi logistici in appalto. E cambiano quello che l’ospedale chiede a monte.Chi sceglie la logistica modulare deve descrivere come il materiale attraversa la struttura: quante volte cambia contenitore, chi lo tocca, dove perde l’identificazione. I capitolati stanno seguendo questo cambio.

Non si comprano solo degli arredi a prezzo di listino, cioè carrelli, sistemi di trasporto e scaffalature. Si costruisce un flusso che una struttura paga per anni. Lo paga in tempo del personale e in materiale che scade prima di essere usato. Questi costi non stanno nel preventivo, e vale la pena considerarli prima di firmare.

Qui mettiamo in fila i criteri perché il farmaco arrivi al letto giusto, nel momento giusto, senza perdersi per strada.

Standardizzazione e modularità: perché si  abbassa il costo negli anni

Per l’economato quello che pesa non è il prezzo di listino, è il costo che il sistema ha negli anni. Qui la modularità lavora in due modi.
Primo: poche misure di cassetto, due larghezze, rendono la gestione uniforme in tutti i reparti, senza imparare un sistema diverso a ogni piano.
Secondo, e conta di più: lo stesso cassetto circola spesso tra magazzino e reparto, così il reparto non si costruisce un magazzino parallelo. È lì che nascono scorte doppie e scadenze.

C’è poi la differenza tra un sistema che si amplia e uno che si ricostruisce da zero. Se un reparto cambia destinazione, raddoppia i letti o cambia il tipo di pazienti che ospita, un impianto modulare è compatibile con gli accessori del produttore. Un impianto rigido, invece, va rifatto ogni volta che il reparto cambia.

Due cose da inserire nel capitolato:

1. un sistema ampliabile e riconfigurabile con gli accessori del produttore, senza sostituire l’intera infrastruttura
2. un cassetto che viaggia spesso tra magazzino e reparto, così da non dover creare un magazzino di reparto generando scorte doppie.

Un metodo per valutare il ritorno d’investimento in sede di gara

I numeri che circolano nel settore, come “si risparmiano X euro per posto letto” o “l’investimento si ripaga in Y mesi”, sono quasi sempre stime. Il metodo che li produce è quasi mai pubblico e vanno quindi valutati con prudenza.

Il ritorno di un sistema modulare si costruisce su tre voci che una struttura può misurare sui propri dati:

1. il costo del materiale che oggi scade o si perde nei passaggi tra farmacia, trasporto in reparto e carrello a bordo letto
2. il tempo di lavoro del personale speso in travasi, ricerche e riordini a intuito.
3. il costo delle scorte doppie, tenute perché non si sa con certezza quanto materiale c’è già

Queste tre voci vanno confrontate con il costo del sistema modulare e con il tempo che fa risparmiare. È un conto che ogni ospedale fa con i propri volumi, non un dato da accettare a scatola chiusa.

Il ritorno conviene calcolarlo insieme al fornitore: su quali dati si fonda, con quale metodo, e verificandolo su un reparto pilota prima di estenderlo a tutta la struttura.

Due approcci a confronto

Ci sono due modi di muovere il materiale, e si distinguono su cinque punti concreti. Nessuno dei cinque compare nel preventivo.

1. Il primo è il numero di travasi dal magazzino al letto: tanti se il materiale cambia cassetto a ogni fase, nessuno se resta nello stesso cassetto per tutto il percorso.
2. Il secondo è il numero di formati diversi da gestire: molti se ogni fase usa un contenitore proprio, pochi se si lavora con cassetti di sole due dimensioni. Ridurre i codici dei farmaci è un’altra cosa, e richiede di rivedere l’intero sistema.
3. Il terzo è il riassortimento: resta sempre tracciato, cartaceo o digitale, ma diventa molto più rapido quando il cassetto con sistema di identificazione e in plastica trasparente fa vedere a colpo d’occhio cosa manca.
4. Il cambio di destinazione o dimensione del reparto: un impianto rigido va sostituito, mentre un impianto modulare si amplia.
5. L’etichetta: nel primo modello va rifatta a ogni cambio di cassetto, nel secondo resta sullo stesso cassetto per tutto il percorso.

Queste cinque differenze si manifestano nell’uso quotidiano, non all’acquisto. Se il capitolato non le prevede, i costi saranno una sorpresa. 

Domande frequenti

Che cos’è la logistica ospedaliera integrata?
È la gestione del flusso dei materiali clinici, cioè farmaci, presidi e dispositivi, come un unico percorso continuo dal magazzino al letto del paziente. Cassetti, mezzi di trasporto e mobili di reparto sono compatibili tra loro e non richiedono travasi. È grazie alla modularità del cassetto che questo flusso si realizza concretamente.

Perché i farmaci scadono in reparto?
Le cause sono molte. Una parte dipende da come è fatto il flusso: materiale spostato tra contenitori diversi, riassortimenti fatti a intuito senza vedere le scorte reali, organizzazioni che cambiano da reparto a reparto. La standardizzazione del cassetto agisce su questi punti. Non agisce sulle scadenze, che dipendono da quanto un reparto consuma o dalle quantità acquistate.

Cosa comporta lo standard dimensionale in un capitolato?
Vuol dire che i cassetti hanno le stesse dimensioni della farmacia e si incastrano nei mezzi di trasporto e nei carrelli di reparto senza adattamenti. È la condizione perché lo stesso contenitore attraversi tutto il percorso.

Come si calcola il ritorno dell’investimento in un sistema di logistica integrata?
Si confrontano, sui propri volumi, il costo attuale di farmaci scaduti, tempo del personale e scorte doppie rispetto al costo del sistema standardizzato.